Convention Rules

Updated on 09/12/2023

English ~ Inglese

Convention Regulation

This Regulation consists in a series of behavioral rules that must be respected during the whole event. The staff and volunteer personnel of the Association Italian-Swiss Bronies will supervise the convention, but this Regulation doesn’t exclude
the respect of the Italian Law. We know it’s boring but please read it! You may avoid a poor figure for yourself and the need for us to scold you!

1 – Rules of Conduct

  • Do not harass, provoke or harm, both physically or verbally, visitors, guests, convention and staff.
  • Do not approach the Guests of Honor in their downtime. They need their rest as well, so please, give them space!
  • Any spoken or visual display of political beliefs or affiliation with political parties, individuals, (loose) groupings or movements is forbidden, as well as any kind of political advertisement. This especially includes badges, flags, manifests, posters or uniforms. Any reference to symbologies related to fascism/nazism is absolutely forbidden.
  • Hate speech is forbidden.

2 – Access to the Convention

  • All visitors must always carry an official and valid ID.
  • The convention staff can require the exhibition of an ID or declination of guest generalities at any time.
  • Access to the convention will only be granted with a valid ticket.
  • All visitors must respect the present Regulation and the Italian Law. There won’t be tolerance for ignorance.
  • Third persons who are neither acting on behalf of a public authority nor as journalists, and who intend to access the venue for the purpose of an investigation, survey, raising data, filming, taking photos or for similar purposes, need
    to register before accessing the venue. Registration will include information on the main intended activity, as well as its exact purpose and all parties that will receive the collected data or records. The staff can anyway deny the
    access to the event.
  • In case of any law violation, false declarations or incomplete information, visitors will be expelled from the convention and reported to the authorities.
  • Journalists, after identification to the convention staff, can access the venue, make interviews, take photos and make audio and/or video recordings.

3 – Weapons, Clothing and Imagery

  • All kinds of weapons (both fire weapons or melee weapons), replica weapons, soft air guns, blunted swords, explosive material, stinging spray or any other object which can inflict injuries are prohibited as required by Italian law.
  • It is absolutely prohibited to bring weapons in the convention, also in case of possess of firearms license.
  • Spike collars and bracelets are only allowed if the spikes are shorter than 7cm / 2,75 inches and blunt.
  • LARP weapons, foam weapons and any other weapon meant for safe use must be revised by EponaFest staff.
  • Uniforms or military badges of any kind are prohibited regardless of their historic, national, or political classification. This also includes parts of uniforms. Warning: wearing uniforms as an expression of political beliefs may be considered criminal offense according to Italian law. People who are entitled to wear uniforms such as public officials are excluded from this rule.
  • Any symbols, media, depictions, performances, or writings presented in the venue which are illegal, such as promoting illegal action, glorifying violence, and promoting public erotic or suggestive representations are forbidden as required by Italian law.

4 – Youth Protection

  • Visitors under the age of 18 must be accompanied by a parent or legal guardian.
  • Visitors under the age of 18 not accompanied by a parent or legal guardian must leave the convention area at 10 pm.
  • Smoking, including electronic cigarettes, inside the venue is always forbidden. Visitors under the effect of alcoholic or narcotic substances will be expelled from the convention.
  • Any sexual public behavior is absolutely forbidden. Any sexual behavior against minors or a nonconsensual person will be immediately reported to the authorities; moreover, the responsible will be expelled and blacklisted from the convention.

5 – Food and Drink

  • It is allowed to bring water, food, alcoholic and not-alcoholic beverages in small quantities and only for personal use.

6 – Liability and Lost Items

  • Italian-Swiss Bronies APS does not take any responsibility and cannot be held liable for damages of any kind on objects, including material damages, thefts, or losses during the event.
  • Lost items that have been found during the event will be kept for one year; afterwards, they will become property of Italian-Swiss Bronies APS or, in the cases provided for by law, they will be delivered to the City Hall of the city in which the event took place. The owner bears all costs for shipping of lost and found items. This rule cannot be applied to perishable goods.

7 – Security and Emergency Situations

  • In case of an emergency, you are expected to adhere to all orders given by the convention and venue staff as well as the volunteers.
  • If you ever find yourself in a difficult situation, don’t hesitate to ask the staff for help. Staff and volunteers will always be available for help.
  • Emergency exits must always be free of any obstacle. Don’t get in the way of volunteer and medical assistance.
  • In case of fire, please follow the emergency exit signs across the venue.
  • Never (never!) try to extinguish a fire on your own, always ask for help.
  • During the event, Police forces may be present. Their activities must not be obstructed and, eventually, their orders must be observed.

8 – Purpose of Sold Goods

  • Any goods sold by Italian-Swiss Bronies APS online or at the convention have the sole purpose to finance the convention itself and/or for charity.

9 – Filming and Photography

  • Throughout the whole convention, our media team will record and stream video and photo footage of the event.
  • Be aware that when our team records crowded scenes or panels, you might get filmed or photographed unnoticed. The EponaFest staff have the rights to publish this footage at any time.
  • You should avoid entering crowded scenes that are being filmed or photographed if you don’t want to appear in the recordings.
  • If our team films or pictures a single person or small groups, they will ask for your permission first. In this case, it is your right to disagree with being filmed or pictured. Minors will be censored in any case.
  • For more information about data processing, related to the event, please read the Information Note following the present Regulation.

10 – Rules Enforcement

  • The Regulation will be applied and must be respected by all visitors, no exceptions, for the entire duration of the event.
  • In case of any violation, the convention staff may expel visitors from the event, deny entrance or even exclude visitors from future events (blacklisting). In these cases, the ticket will not be refunded.
  • Italian-Swiss Bronies APS may claim compensation for financial or reputational damages.
  • Italian-Swiss Bronies may exclude visitors from the current or future events if their behavior, or even their simple attendance, may damage our reputation. For example, this is applicable in case of negative press reports or complaints related to such behavior.
  • Italian-Swiss Bronies APS will report any illegal behavior to the authorities.

Italian ~ Italiano

Regolamento della Convention

Il presente Regolamento stabilisce una serie di regole di comportamento da seguire in ogni momento della convention. Il suo rispetto verrà assicurato da staff e personale volontario della APS Italian-Swiss Bronies, organizzatori dell’evento EponaFest,
e non sostituisce in nessun caso la Legge Italiana. Sappiamo che è noioso ma per favore leggilo! Potresti risparmiare a te una brutta figura e a noi la necessità di rimproverarti!

1 – Regole di Condotta Generale

  • Non importunare, provocare o fare violenza, sia fisica che verbale, su partecipanti, ospiti, staff della convention e della location.
  • Non interagire con gli Ospiti d’Onore nel loro tempo libero. Hanno diritto anche loro di riposarsi, quindi per favore, lasciali in pace!
  • Qualsiasi espressione parlata o visiva riguardante opinioni politiche o affiliazioni a partiti, individui, gruppi o movimenti politici, è vietata, così come qualsiasi pubblicità politica. Questo include adesivi, spille, bandiere, manifesti, poster e uniformi. È assolutamente vietato qualsiasi riferimento a simbologie richiamanti il fascismo o il nazismo. Incitazioni all’odio di qualsiasi tipo sono vietate.

2 – Accesso alla Convention

  • Tutti i visitatori devono sempre avere con sé un documento di identità valido.
  • Lo staff della convention ha la facoltà di richiedere un documento di riconoscimento ovvero di declinare le generalità del partecipante in qualsiasi momento.
  • L’accesso alla convention è consentito solo con un biglietto valido.
  • Tutti i visitatori devono rispettare il presente regolamento e la legge italiana.
  • Persone terze, esclusi pubblici ufficiali e giornalisti, che intendono avere accesso alla location per scopi di ricerca, sondaggi, raccolta dati, riprese, fotografie o simili, devono registrarsi preventivamente. Durante tale registrazione dovranno essere condivise informazioni riguardo l’attività principale, così come il fine della raccolta di materiale e tutte le parti coinvolte nello scambio dei dati raccolti. Lo staff può in ogni caso negare l’accesso all’evento.
  • I giornalisti, dopo essersi presentati allo staff della convention, possono accedere all’evento, effettuare interviste, fotografie e registrazioni audio e video.
  • In caso di infrazione della legge, falsa dichiarazione o informazioni incomplete il visitatore verrà allontanato dall’evento e segnalato alle autorità.

3 – Armi, Abbigliamento e Simboli

  • È proibito introdurre nella location qualsiasi tipo di arma (intendendosi sia armi da fuoco che armi bianche, come coltelli o tirapugni), replica di armi, armi di softair, spade non affilate, qualsiasi oggetto potenzialmente esplosivo, spray urticante ed ogni altro tipo di oggetto in grado di arrecare danno a persone.
  • È assolutamente proibito introdurre armi nella convention, anche in caso di possesso di porto d’armi.
  • Collari e braccialetti con borchie sono consentiti solo se le stesse non superano i 7 cm di lunghezza e presentano punte smussate.
  • Armi per il gioco di ruolo, di gommapiuma e altri tipi ad esclusivo scopo ludico devono essere revisionate dallo staff di EponaFest.
  • Uniformi e mostrine militari di qualsiasi tipo sono proibite a prescindere dalla loro classificazione storica, nazionale o politica. Sono incluse anche uniformi parziali. Ufficiali e personale pubblico in divisa sono esclusi così come previsto dalla legge italiana.
  • Sono vietati simboli, immagini, video, raffigurazioni, rappresentazioni, striscioni ed in generale la pubblicazione di qualsiasi contenuto contrario all’ordine pubblico e al buon costume ai sensi della legge italiana. Sono inclusi: promozioni di attività illecite, incitazioni alla violenza, atti osceni…

4 – Tutela dei Minori

  • I visitatori al di sotto dei 18 anni di età devono essere accompagnati da un genitore o un tutore.
  • I visitatori al di sotto dei 18 anni, dopo le ore 22:00, sono obbligati a lasciare la convention.
  • È assolutamente vietato fumare all’interno della location, sigarette elettroniche incluse. I visitatori sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti verranno allontanati dalla convention.
  • Qualsiasi atto pubblico sessualmente allusivo o esplicito è severamente vietato. Qualsiasi richiesta sessuale rivolta a minori o a persone non consenzienti sarà immediatamente segnalata alle autorità; inoltre il responsabile sarà allontanato e bandito dalla convention.

5 – Cibo e Bevande

  • È consentito avere con sé acqua, cibo, bevande alcoliche e non alcoliche in piccole quantità e per solo uso personale.

6 – Esclusioni di Responsabilità e Oggetti Smarriti

  • Italian-Swiss Bronies APS non si assume la responsabilità per danni di qualsiasi tipo a oggetti, inclusi danni materiali, furti e smarrimenti verificatisi in occasione dell’evento.
  • Eventuali oggetti smarriti, ritrovati nel corso dell’evento, verranno custoditi per un anno, dopo il quale diventeranno proprietà di Italian-Swiss Bronies APS. Il proprietario si assume tutti i costi di un’eventuale spedizione di oggetti smarriti. Inoltre, Italian-Swiss Bronies APS non effettuerà alcuna ricerca per rintracciare il proprietario degli oggetti smarriti. Questa regola non potrà essere applicata in caso di beni deteriorabili.

7 – Sicurezza e Situazioni di Emergenza

  • In caso di emergenza, è obbligatorio seguire gli ordini impartiti dallo staff della convention, della struttura ospitante e dai volontari.
  • Nel caso ci si trovi in una situazione complicata, è opportuno chiedere subito aiuto allo staff. Si tenga a mente che sia lo staff che il personale volontario sono sempre presenti per aiutare.
  • Le uscite di emergenza devono essere sempre libere e fruibili. Non intralciare i soccorritori.
  • In caso di incendio devono essere seguite le indicazioni presenti all’interno della location per raggiungere le uscite di emergenza.
  • Non cercare, in nessun caso, di estinguere un incendio da soli.
  • Durante l’evento, potrebbe essere presente personale di Pubblica Sicurezza e/o Polizia Giudiziaria. Gli ospiti sono tenuti a non intralciare il loro operato e, nel caso, osservare ordini e prescrizioni impartiti.

8 – Scopo della vendita di Merchandise

  • Il ricavato delle vendite effettuate da Italian-Swiss Bronies APS, online o durante la convention, verrà destinato esclusivamente a finanziare l’evento stesso e/o devoluto in beneficenza.

9 – Riprese e Fotografie

  • Durante l’intera durata della convention, il nostro team registrerà e trasmetterà in streaming filmati e foto dell’evento.
  • Occorre considerare che, durante l’evento, si potrebbe esser filmati o fotografati. Lo staff di EponaFest ha il diritto di pubblicare tale materiale in qualsiasi momento.
  • Si consiglia di evitare gruppi che sono soggetti a riprese o fotografie in caso non si voglia comparire
  • Se il nostro team intende riprendere o fotografare una singola persona o piccoli gruppi, verrà chiesto preventivamente il consenso. È un diritto, in tale ipotesi, rifiutare di essere ripreso o fotografato. I minorenni saranno in ogni caso censurati.
  • Per maggiori informazioni in merito al trattamento dei dati personali, eseguito in occasione dell’evento, si consiglia di consultare l’Informativa riportata di seguito al presente Regolamento.

10 – Applicazione del Regolamento

  • Il regolamento verrà applicato e dovrà essere rispettato da tutti i partecipanti senza eccezioni e per l’intera durata dell’evento. I partecipanti sono altresì tenuti al rispetto del regolamento della struttura ospitante.
  • In caso di violazione delle regole del presente Regolamento, lo staff della convention si riserva il diritto di allontanare il partecipante dall’evento, negargli l’ingresso o persino escludere il suddetto da eventi futuri (blacklisting). Il biglietto non sarà rimborsabile.
  • Italian-Swiss Bronies APS si riserva diritto di risarcimento per danni sia diretti che indiretti, sia materiali che immateriali.
  • Italian-Swiss Bronies ha il diritto di escludere partecipanti dall’evento corrente e da quelli futuri (blacklisting) nel caso in cui il loro comportamento o la loro partecipazione ai suddetti eventi danneggi la reputazione dell’associazione. Ad esempio, si applica al caso di comportamenti particolari o rapporti negativi della stampa.
  • Ogni condotta in violazione della legge italiana verrà prontamente segnalata alle autorità.