Convention Rules

Updated on 28/07/2022

English ~ Inglese

Convention Regulation

This Regulation consists in a series of behavioral rules that must be respected during the whole event. The staff and volunteer personnel of the Association Italian-Swiss Bronies will supervise the convention, but this Regulation doesn’t exclude
the respect of the Italian Law. We know it’s boring but please read it! You may avoid a poor figure for yourself and the need for us to scold you!

1 – Rules of Conduct

  • Do not harass, provoke or harm, both physically or verbally, visitors, guests, convention and hotel staff.
  • Do not approach the Guests of Honor in their downtime. They need their rest as well, so please, give them space!
  • Animals are not allowed in the venue, except for assistance animals (guide dogs and similar).
  • Any spoken or visual display of political beliefs or affiliation with political parties, individuals, (loose) groupings or movements is forbidden, as well as any kind of political advertisement. This especially includes badges, flags,
    manifests, posters or uniforms. Any reference to symbologies related to fascism/nazism is absolutely forbidden.
  • Hate speech is forbidden.

2 – Access to the Convention

  • All visitors must always carry an official and valid ID.
  • The convention staff can require the exhibition of an ID at any time.
  • Access to the convention will only be granted with a valid ticket.
  • All visitors must respect the present Regulation and the Italian Law. There won’t be tolerance for ignorance.
  • Third persons who are neither acting on behalf of a public authority nor as journalists, and who intend to access the venue for the purpose of an investigation, survey, raising data, filming, taking photos or for similar purposes, need
    to register before accessing the venue. Registration will include information on the main intended activity, as well as its exact purpose and all parties that will receive the collected data or records. The staff can anyway deny the
    access to the event.
  • In case of any law violation, false declarations or incomplete information, visitors will be expelled from the convention and reported to the authorities.
  • Journalists, after identification to the convention staff, can access the venue, make interviews, take photos and make audio and/or video recordings.
  • For the containment of COVID 19 pandemic, we suggest you to check the dedicated page on our website: Tickets terms and conditions

3 – Weapons, Clothing and Imagery

  • All kinds of weapons (both fire weapons or melee weapons), replica weapons, soft air guns, blunted swords, explosive material, stinging spray or any other object which can inflict injuries is prohibited as required by Italian law.
  • It is absolutely prohibited to bring weapons in the convention also in case of possess of firearms license.
  • Spike collars and bracelets are only allowed if the spikes are shorter than 7cm / 2,75 inches and blunt.
  • LARP weapons, foam weapons and any other weapon meant for safe use must be revised by EponaFest staff.
  • Uniforms or military badges of any kind are prohibited regardless of their historic, national, or political classification. This also includes parts of uniforms. Warning: wearing uniforms as an expression of political beliefs may be considered
    criminal offense according to Italian law. People who are entitled to wear uniforms such as public officials are excluded from this rule.
  • Any symbols, media, depictions, performances, or writings presented in the venue which are illegal, such as promoting illegal action, glorifying violence, and promoting public erotic or suggestive representations are forbidden as required
    by Italian law.

4 – Youth Protection

  • Visitors up to the age of 14 must be accompanied by a parent or legal guardian.
  • Visitors under the age of 16 not accompanied by a parent or legal guardian must leave the convention area at 10 pm.
  • Alcohol and smoking inside the venue are forbidden at all times. Smoking, including electronic cigarettes, is ONLY allowed outside the venue. Visitors under the effect of alcoholic or narcotic substances will be expelled from the convention.
  • All kinds of hookahs are prohibited.
  • Any sexual public behavior is absolutely forbidden. Any sexual behavior against minors or a non consensual person will be immediately reported to the authorities; moreover, the responsible will be expelled and blacklisted from the convention.

5 – Food and Drink

  • It is forbidden to bring food from outside of the location except for small snacks, such as fruits, candy bars, bonbons or chips.
  • It’s possible to bring water and juices in the venue.
  • No food or soft drink is allowed in the panel and vendor rooms; vendors at their table are excluded from this rule.

6 – Liability and Lost Items

  • Italian-Swiss Bronies APS does not take any responsibility and cannot be held liable for damages of any kind on objects, including material damages, thefts, or losses during the event.
  • Lost items that have been found during the event will be kept for one year; afterwards, they will become property of Italian-Swiss Bronies APS. The owner bears all costs for shipping of lost and found items. This rule cannot be applied
    to perishable goods.
  • Furthermore, Italian-Swiss Bronies APS won’t investigate the owner of lost and found items.

7 – Security and Emergency Situations

  • In case of an emergency, you are expected to adhere to all orders given by the convention and venue staff as well as the volunteers.
  • If you ever find yourself in a difficult situation, don’t hesitate to ask the staff for help. Staff and volunteers will always be available for help.
  • Emergency exits must always be free of any obstacle. Don’t get in the way of volunteer and medical assistance.
  • In case of fire, please follow the emergency exit signs across the venue.
  • Never (never!) try to extinguish a fire on your own, always ask for help.

8 – Purpose of Sold Goods

  • Any goods sold by Italian-Swiss Bronies APS online or at the convention have the sole purpose to finance the convention itself and/or for charity.

9 – Filming and Photography

  • Throughout the whole convention, our media team will record and stream video and photo footage of the event.
  • Be aware that when our team records crowded scenes or panels, you might get filmed or photographed unnoticed. The EponaFest staff have the rights to publish this footage at any time.
  • You should avoid entering crowded scenes that are being filmed or photographed if you don’t want to appear in the recordings.
  • If our team films or pictures a single person or small groups, they will ask for your permission first. In this case, it is your right to disagree with being filmed or pictured. Minors will be censored in any case.
  • For more information about data processing, related to the event, please read the Information Note following the present Regulation.

10 – Applicazione del Regolamento

  • The Regulation will be applied and must be respected by all visitors, no exceptions, for the entire duration of the event.
  • In case of any violation, the convention staff may expel visitors from the event, deny entrance or even exclude visitors from future events (blacklisting). In these cases, the ticket will not be refunded.
  • Italian-Swiss Bronies APS may claim compensation for financial or reputational damages.
  • We may exclude visitors from the current or future events if their behavior, or even their simple attendance, may damage our reputation. For example, this is applicable in case of negative press reports or complaints related to such behavior.
  • Italian-Swiss Bronies APS will report any illegal behavior to the authorities.

Information Note on Data Processing during EponaFest
(Article 13 EU Regulation 2016/679)

1 – Data Controller and Data Protection Officer

Data controller is the association “Italian-Swiss Bronies”, fiscal code 97866220151, located in:

Viale Papa Giovanni XXIII n.11
20098 San Giuliano Milanese (MI)
Italia

Mail: info@eponafest.it
The association “Italian-Swiss Bronies” assign the qualification of Data Protection
Officer (DPO) to Dr N3RO, contactable to the address info@eponafest.it, specificando come oggetto «DPO – (oggetto della richiesta)» o, writing the mail subject «DPO – (subject of the request)» or
using social media indicated in the section “Contacts” of Eponafest website.

2 – Definition of Data Processing

Processing of personal data is defined as collection, recording, organization, storage, consultation, processing, modification, selection, extraction, comparison, use, interconnection, blocking, communication, cancellation and destruction
of data.

Specifically, data processing consists in the creation of electronic databases, mandatory communications to authorities and publishing of promotional material of the event on social media.

3 – Purpose of Processing and Legal Basis

The data, during and after EponaFest, will be processed for two purposes.

First, security reasons and respect of Italian law. In this case, the legal basis of the processing is the respect of the contract stipulated with each visitor at the moment of selling the ticket, and to attend specific laws of, mostly but
not only, tax legislation.

Second, the execution of promotional activities of the event by the publication, on various social media platforms, of photo and video of EponaFest convention. In this case, the legal basis is the legitimate interest of the association Italian-Swiss
Bronies to promote the event and linked activities.

4 – Other Subjects and Transfer of Data

The databases created for the event (as mentioned in point 2), will be communicated only to Italian authorities to guarantee the respect of security and tax laws. These data will not be published under any circumstance.

Material created during the event, such as video or photo, could be published on social media to promote the convention itself or other initiatives of the association Italian-Swiss Bronies.

The data won’t be transferred in Countries external to European Union (all the Countries with elevated standard of protection of personal data, according to the European Commission, are an exception(article 45 EU Regulation 2016/679)).

5 – Duration of Processing

The databases created for the event will be preserved for the time strictly required for the respect of legal duties; in any case, the maximum preservation period will be 15 days after the conclusion of the event.

After this period, the databases will be irreversibly erased.

All data processed for promotional activities will be preserved for the time necessary for the promotion and documentation of the event. Be advised that, in case of publication of the material, the various social media platforms may have different
preservation rules. For more information, please view the Information Note of the considered platform.

6 – Rights

As required by article 15 and following of EU Regulation 2016/679, the person concerned can exercise the rights guaranteed by European law in any moment.

Specifically, the person concerned can require to access the data processed, to rectify inaccurate data, to delete data, to limit the processing to certain personal data only, to receive all the personal data processed in a portable format
and to oppose to the processing of data.

To exercise these rights, it’s possible to contact the Data Protection Officer in any moment using the indications of point 1 of the Information Note.

More information about the rights, and how they can be exercised, can be obtained by the privacy Authority of the EU State of residence.

In Italy, the responsible institution is the Italian Data Protection Authority (Garante per la Protezione dei Dati Personali), that can be reached at the following website: www.garanteprivacy.it

Italian ~ Italiano

Regolamento della Convention

Il presente Regolamento stabilisce una serie di regole di comportamento da seguire in ogni momento della convention. Il suo rispetto verrà assicurato da staff e personale volontario della APS Italian-Swiss Bronies, organizzatori dell’evento EponaFest,
e non sostituisce in nessun caso la Legge Italiana. Sappiamo che è noioso ma per favore leggilo! Potresti risparmiare a te una brutta figura e a noi la necessità di rimproverarti!

1 – Regole di Condotta Generale

  • Non importunare, provocare o fare violenza, sia fisica che verbale, su partecipanti, ospiti, staff della convention e della location.
  • Non interagire con gli Ospiti d’Onore nel loro tempo libero. Hanno diritto anche loro di riposarsi, quindi per favore, lasciali in pace!
  • Gli animali non sono consentiti all’interno della location, eccetto per animali da assistenza (es. cani guida).
  • Qualsiasi espressione parlata o visiva riguardante opinioni politiche o affiliazioni a partiti, individui, gruppi o movimenti politici, è vietata, così come qualsiasi pubblicità politica. Questo include adesivi, spille, bandiere, manifesti,
    poster e uniformi. È assolutamente vietato qualsiasi riferimento a simbologie richiamanti il fascismo o il nazismo. Incitazioni all’odio di qualsiasi tipo sono vietate.

2 – Accesso alla Convention

  • Tutti i visitatori devono sempre avere con sé un documento di identità valido.
  • Lo staff della convention ha la facoltà di richiedere il documento di identità del partecipante in qualsiasi momento.
  • L’accesso alla convention è consentito solo con un biglietto valido.
  • Tutti i visitatori devono rispettare il presente regolamento e la legge italiana. Non sarà ammessa ignoranza.
  • Persone terze, esclusi pubblici ufficiali e giornalisti, che intendono avere accesso alla location per scopi di ricerca, sondaggi, raccolta dati, riprese, fotografie o simili, devono registrarsi preventivamente. Durante tale registrazione
    dovranno essere condivise informazioni riguardo l’attività principale, così come il fine della raccolta di materiale e tutte le parti coinvolte nello scambio dei dati raccolti. Lo staff può in ogni caso negare l’accesso all’evento.
  • I giornalisti, dopo essersi presentati allo staff della convention, possono accedere all’evento, effettuare interviste, fotografie e registrazioni audio e video.
  • In caso di infrazione della legge, falsa dichiarazione o informazioni incomplete il visitatore verrà allontanato dall’evento e segnalato alle autorità.
  • Per il contenimento della pandemia da COVID-19 e per le normative vigenti a riguardo, vi consigliamo di visitare la pagina dedicata sul nostro sito: Tickets terms and conditions

3 – Armi, Abbigliamento e Simboli

  • Qualsiasi tipo di arma (intendendosi sia armi da fuoco che armi bianche, come coltelli o tirapugni), replica di armi, armi di softair, spade non affilate, qualsiasi oggetto potenzialmente esplosivo, spray urticante ed ogni altro tipo di oggetto
    in grado di arrecare danno a persone sono proibite, come previsto dalla legge italiana.
  • È assolutamente proibito introdurre armi nella convention anche in caso di possesso di porto d’armi.
  • Collari e braccialetti con borchie sono consentiti solo se le stesse non superano i 7 cm di lunghezza e presentano punte smussate.
  • Armi per il gioco di ruolo, di gommapiuma e altri tipi ad esclusivo scopo ludico devono essere revisionate dallo staff di EponaFest.
  • Uniformi e mostrine militari di qualsiasi tipo sono proibite a prescindere dalla loro classificazione storica, nazionale o politica. Sono incluse anche uniformi parziali. Ufficiali e personale pubblico in divisa sono esclusi così come previsto
    dalla legge italiana.
  • Sono vietati simboli, immagini, video, raffigurazioni, rappresentazioni, striscioni ed in generale la pubblicazione di qualsiasi contenuto contrario all’ordine pubblico e al buon costume ai sensi della legge italiana. Sono inclusi: promozioni
    di attività illecite, incitazioni alla violenza, atti osceni…

4 – Tutela dei Minori

  • I visitatori al di sotto dei 14 anni di età devono essere accompagnati da un genitore o un tutore.
  • I visitatori al di sotto dei 16 anni non accompagnati da un genitore o un tutore sono obbligati a lasciare la convention alle ore 22:00.
  • È assolutamente vietato fumare e bere alcolici all’interno della location. Fumare, sigarette elettroniche incluse, è permesso solo all’esterno della location. I visitatori sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti verranno allontanati
    dalla convention.
  • Tutti i tipi di narghilè sono vietati.
  • Qualsiasi atto pubblico sessualmente allusivo o esplicito è severamente vietato. Qualsiasi richiesta sessuale rivolta a minori o a persone non consenzienti sarà immediatamente segnalata alle autorità; inoltre il responsabile sarà allontanato
    e bandito dalla convention.

5 – Cibo e Bevande

  • Non è consentito portare nella location cibo dall’esterno, fatta eccezione per piccoli snack quali: frutta, barrette, caramelle e patatine.
  • È consentito avere con sé acqua e bevande, purché non alcoliche
  • Cibo e bevande non sono consentiti nell’area venditori e nelle sale conferenze, fatta eccezione per i venditori al loro tavolo.

6 – Esclusioni di Responsabilità e Oggetti Smarriti

  • Italian-Swiss Bronies APS non si assume la responsabilità per danni di qualsiasi tipo a oggetti, inclusi danni materiali, furti e smarrimenti verificatisi in occasione dell’evento.
  • Eventuali oggetti smarriti, ritrovati nel corso dell’evento, verranno custoditi per un anno, dopo il quale diventeranno proprietà di Italian-Swiss Bronies APS. Il proprietario si assume tutti i costi di un’eventuale spedizione di oggetti smarriti.
    Inoltre, Italian-Swiss Bronies APS non effettuerà alcuna ricerca per rintracciare il proprietario degli oggetti smarriti. Questa regola non potrà essere applicata in caso di beni deteriorabili.

7 – Sicurezza e Situazioni di Emergenza

  • In caso di emergenza, è obbligatorio seguire gli ordini impartiti dallo staff della convention, della struttura ospitante e dai volontari.
  • Nel caso ci si trovi in una situazione complicata, è opportuno chiedere subito aiuto allo staff. Si tenga a mente che sia lo staff che il personale volontario sono sempre presenti per aiutare.
  • Le uscite di emergenza devono essere sempre libere e fruibili. Non intralciare i soccorritori, siano essi personale medico o volontario.
  • In caso di incendio devono essere seguite le indicazioni presenti all’interno della location per raggiungere le uscite di emergenza.
  • Non cercare, in nessun caso, di estinguere un incendio da soli.

8 – Scopo della vendita di Merchandise

  • Il ricavato delle vendite effettuate da Italian-Swiss Bronies APS, online o durante la convention, verrà destinato esclusivamente a finanziare l’evento stesso e/o devoluto in beneficenza.

9 – Riprese e Fotografie

  • Durante l’intera durata della convention, il nostro team registrerà e trasmetterà in streaming filmati e foto dell’evento.
  • Occorre considerare che, durante l’evento, si potrebbe esser filmati o fotografati. Lo staff di EponaFest e dell’hotel hanno diritto di pubblicare tale materiale in qualsiasi momento.
  • Si consiglia di evitare gruppi che sono soggetti a riprese o fotografie in caso non si voglia comparire
  • Se il nostro team intende riprendere o fotografare una singola persona o piccoli gruppi, verrà chiesto preventivamente il consenso. È un diritto, in tale ipotesi, rifiutare di essere ripreso o fotografato. I minorenni saranno in ogni caso
    censurati.
  • Per maggiori informazioni in merito al trattamento dei dati personali, eseguito in occasione dell’evento, si consiglia di consultare l’Informativa riportata di seguito al presente Regolamento.

10 – Applicazione del Regolamento

  • Il regolamento verrà applicato e dovrà essere rispettato da tutti i partecipanti senza eccezioni e per l’intera durata dell’evento. I partecipanti sono altresì tenuti al rispetto del regolamento della struttura ospitante.
  • In caso di violazione delle regole del presente Regolamento, lo staff della convention si riserva il diritto di allontanare il partecipante dall’evento, negargli l’ingresso o persino escludere il suddetto da eventi futuri (blacklisting). Il
    biglietto non sarà rimborsabile.
  • Italian-Swiss Bronies APS si riserva diritto di risarcimento per danni sia diretti che indiretti, sia materiali che immateriali.
  • Inoltre, Italian-Swiss Bronies ha il diritto di escludere partecipanti dall’evento corrente e da quelli futuri (blacklisting) nel caso in cui il loro comportamento o la loro partecipazione ai suddetti eventi danneggi la reputazione dell’associazione.
    Ad esempio, ciò si applica in caso di lamentele o rapporti negativi della stampa collegati a tale comportamento.
  • Ogni condotta in violazione della legge italiana verrà prontamente segnalata alle autorità.

Informativa Trattamento Dati per Eponafest
(Articolo 13 Regolamento UE 2016/679)

1 – Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione Dati

Il titolare del trattamento è la Associazione di Promozione Sociale “Italian-Swiss Bronies”, codice fiscale 97866220151, sita in:

Viale Papa Giovanni XXIII n.11
20098 San Giuliano Milanese (MI)
Italia

Mail Ordinaria: info@eponafest.it
Mail PEC: italianswiss.bronies@legalmail.it
L’associazione Italian-Swiss Bronies ha designato Dr N3RO come Responsabile della Protezione Dati (DPO), contattabile all’indirizzo info@eponafest.it, specificando come oggetto «DPO – (oggetto della richiesta)»
o, in alternativa, tramite indirizzi social così come indicati nella sezione “Staff” del sito Eponafest.

2 – Definizione di trattamento

Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione di raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione
o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione (articolo 4, punto 2, Regolamento Europeo 2016/679).

Nello specifico, il trattamento in questione consiste nella creazione di database elettronici, comunicazioni obbligatorie alle autorità e pubblicazioni su canali social di materiale di promozione dell’evento.

3 – Finalità del Trattamento e Base Giuridica

I dati, in occasione della convention EponaFest, vengono trattati per un duplice scopo.

Anzitutto, finalità di sicurezza e di adempimento degli obblighi di legge. In tale ipotesi, la base giuridica sulla quale avviene il trattamento è la necessità di eseguire quanto stabilito nel contratto stipulato con ogni partecipante in occasione
della vendita dei biglietti della convention, nonché l’obbligo di adempiere a disposizioni di legge, soprattutto ma non esclusivamente in materia fiscale.

La seconda finalità consiste nello lo svolgimento di attività di promozione dell’evento tramite la pubblicazione, su canali social, di videoriprese e fotografie create in occasione dello stesso.

In tale ipotesi, la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse della APS Italian-Swiss Bronies di promozione della convention, in vista di attività ed eventi futuri.

4 – Altri soggetti e trasferimento dati all’estero

I database creati in occasione dell’evento, come menzionati nel punto 2, saranno oggetto di comunicazione alle autorità italiane in vista dell’adempimento degli obblighi fiscali e di sicurezza che la convention comporta. Tali dati non saranno
in nessun caso pubblicati.

Il materiale video e fotografico raccolto in occasione dell’evento sarà oggetto di pubblicazione tramite canali social, al fine di svolgere promozione dell’evento e delle iniziative di Italian-Swiss Bronies.

I dati non verranno in nessun caso trasferiti in Paesi extra UE (costituiscono una eccezione tutti i Paesi con elevati standard di protezione dei dati personali, secondo giudizio della Commissione Europea (articolo 45 Regolamento Europeo 2016/679)).

5 – Durata del Trattamento

I database creati in occasione dell’evento saranno conservati per il tempo strettamente necessario all’adempimento di obblighi legali, in ogni caso per un tempo massimo di 15 giorni successivi alla conclusione dell’evento, dopo i quali saranno
cancellati.

Il materiale raccolto con finalità promozionali, contenente dati personali di singoli soggetti, sarà conservato per il tempo necessario a svolgere attività di promozione e documentazione dell’evento.

Si richiama l’attenzione sul fatto che, in caso di pubblicazione, le diverse piattaforme social potrebbero avere regole di conservazione differenti. A tal proposito, è necessario consultare l’Informativa Privacy della piattaforma considerata.

6 – Diritti dell’interessato

Così come previsto dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR), l’interessato può in ogni momento avvalersi dei diritti che la legge gli conferisce.

In particolare, può esercitare diritto di accesso ai dati trattati, diritto di rettifica di dati inesatti, diritto alla cancellazione, diritto alla limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati e diritto di opposizione al trattamento.

Per l’esercizio di tali diritti è possibile rivolgersi direttamente al Responsabile della Protezione dei Dati, identificato al punto 1 della presente Informativa.

Maggiori informazioni in merito ai diritti dell’interessato e alle loro modalità di esercizio sono disponibili presso l’Autorità di controllo privacy dello Stato UE nel quale l’interessato risiede.

Nel caso dell’Italia, è possibile rivolgersi al Garante per la Protezione dei Dati Personali, facilmente raggiungibile al sito: www.garanteprivacy.it

In particolare, si segnala il seguente link contenente istruzioni semplici e precise che l’Utente può seguire per conoscere i propri diritti e proporre reclamo: Pagina del Garante della Privacy sulla tutela dei dati personali